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Les notes de frais sont généralement une tâche particulièrement chronophage pour les entreprises. En plus du temps passé par les salariés pour les créer, il faut ajouter, du côté de l’entreprise, le temps de validation interne, le processus de contrôle, puis celui de remboursement, avant que tout puisse être archivé correctement.
Si l’on ne peut pas éviter les notes de frais, on peut toutefois limiter leur impact sur la structure organisationnelle et éviter les pertes trop importantes de productivité. Dans cet objectif, la modernisation des entreprises et des process passe inévitablement par la digitalisation des notes des frais.
La dématérialisation des notes de frais pour gagner en simplicité et en efficacité
Un sondage réalisé par SAP Concur en 2019 a confirmé ce que beaucoup d’entreprises pressentaient depuis longtemps : les notes de frais prennent du temps et de l’énergie et, en moyenne, chaque salarié passe 30 minutes par mois pour gérer une note de frais. Avec leur dématérialisation, il suffit au salarié de photographier le reçu papier avec son smartphone pour enclencher un processus de traitement automatisé. Cette copie digitale ayant valeur probante, elle rend obsolète, la conservation des reçus papier. Il n’y plus de tableaux Excel à remplir à la main, plus de reçus à conserver, à agrafer et à transmettre. Le salarié gagne en temps, en sérénité et en productivité.
Pour les entreprises, la dématérialisation facilite également les choses : moins de gestion papier, aucun risque de perte d’informations, temps de traitement diminué (saisie, vérification, transmission, suivi) et plus besoin d’espace de stockage ou de manipuler les archives poussiéreuses. Au final, un vrai gain de temps, de place et d’argent. L’information circule de manière fluide. Le digital optimise l’efficacité du traitement des opérations de A à Z.
Reprendre la main et faire la lumière sur les coûts cachés
En cette période d’incertitude économique, les entreprises sont plus que jamais attentives à leurs dépenses. Toutes cherchent à améliorer leur efficacité et leur trésorerie. À ce titre, la gestion des notes de frais constitue un important levier de performance.
Pour maîtriser les dépenses, les entreprises se concentrent essentiellement sur les coûts directs, en nouant des partenariats avec des voyagistes, des loueurs de voitures, des chaînes d’hôtels, etc. et imposent aux collaborateurs d’émettre une demande de déplacement préalable. C’est, certes, un premier pas vers un meilleur contrôle mais la démarche reste insuffisante. Par ailleurs, ces partenariats, s’ils assurent la réservation et le règlement direct des vols et des hôtels, ne règlent pas le problème des coûts cachés, c’est-à-dire des dépenses réalisées durant le déplacement des collaborateurs et qui feront l’objet de demandes de remboursement. Ces frais – repas payants à bord d’un avion, surclassement de dernière minute, bagages supplémentaires – présentent souvent des anomalies : justificatifs non conformes à la législation, dépense non autorisée par la politique de l’entreprise… En passant au numérique, l’entreprise garde en permanence le contrôle de ses dépenses tout en réduisant drastiquement les risques de fraude.
À l’image d’autres outils digitaux comme le CRM, les solutions de gestion automatique des notes de frais participent à la transformation globale de l’entreprise. La dématérialisation de ce processus est la première brique de la transformation digitale de l’entreprise.
A propos de SAP Concur
SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.
Le premier bilan montre que la dynamique est restée positive l’an dernier. Au total, 57 nouvelles usines (soit le solde des ouvertures et des fermetures) ont ouvert en France, contre 49 en 2022. Si l’on tient compte des agrandissements de sites, ce chiffre monte même à 201, contre 176 un an plus tôt.
Entre l’envolée des prix de l’énergie, les taux d’intérêt élevés et une concurrence exacerbée entre pays pour attirer les projets, l’environnement s’est néanmoins durci, et au second semestre, le mouvement a nettement ralenti avec 79 opérations, contre 122 au premier.
Selon une récente étude de Bpifrance Le Lab, les premières motivations des PME et ETI qui relocalisent sont les ruptures d’approvisionnement ainsi que la réduction des délais et des coûts de transport (58 % des répondants). 52 % des sondés choisissent aussi de produire en France par conviction et 46 % d’entre eux évoquent des raisons environnementales et climatiques.L’emploi industriel augmente d’ailleurs, lui aussi, en valeur absolue avec « 130.000 emplois industriels créés depuis 2017 », note-t-il. Sur la seule année 2023, l’effectif total des entreprises de l’industrie manufacturière a augmenté de 1,8 %, selon un bulletin récent de la Banque de France.
Si les usines sortent de terre, la production industrielle française n’en recueille pas encore les fruits. En février , elle restait légèrement inférieure à son niveau de 2015, et était à peine supérieure s’agissant de l’industrie manufacturière. Certains pans de l’industrie restent il est vrai marqués par les séquelles de la crise du Covid. C’est notamment le cas de l’aéronautique, dont la production demeure inférieure de 25 % à son niveau d’avant-pandémie, ou de l’automobile.
Parmi ces entreprises ayant fait le choix de renforcer leur production en France, on trouve Soitec, membre de la communauté de La French Fab et spécialiste de la fabrication de matériaux pour semi-conducteurs. Au mois de septembre dernier, cette ETI de près de 2 500 salariés (dont 1 600 en France) a inauguré une nouvelle usine sur son site de Bernin, près de Grenoble. Cette unité va produire des composants à destination des véhicules électriques, diversifiant ainsi l’activité historique de l’entreprise sur le secteur des smartphones. Cette nouvelle usine devrait permettre le recrutement de 400 personnes sur 5 ans. « Le choix de continuer à nous développer en France était évident », indique Pierre Barnabé, CEO. « Soitec est un fleuron industriel français né il y a plus de 30 ans à Bernin, en Isère, dans la vallée du Grésivaudan que l’on appelle aussi parfois la « Silicon Valley française » », précise-t-il. « Ce surnom illustre parfaitement la réalité de ce territoire qui rassemble des centres de recherche d’excellence comme le CEA-Leti, des établissements universitaires réputés, notamment Grenoble INP-Phelma-Université Grenoble-Alpes, et plusieurs de nos partenaires stratégiques et clients de longue date ». Outre cette proximité avec des partenaires et des « talents » locaux, notamment scientifiques, Soitec évoque aussi un soutien des autorités nationales, notamment au travers de Bpifrance. « Bpifrance est actionnaire de Soitec, mais c’est surtout un partenaire stratégique, avec qui nous avons toujours eu d’excellentes relations. C’est une chance pour nous de pouvoir travailler main dans la main avec Bpifrance, un acteur parfaitement au fait des grands enjeux auxquels les entreprises font face et qui œuvre quotidiennement à l’accélération de leur développement ». Soitec incarne la réindustrialisation dans deux secteurs stratégiques pour la souveraineté technologique de la France et même de l’Europe : les véhicules électriques et les smartphones. Son dirigeant confirme que cette réindustrialisation est en marche. Mais il évoque un point de vigilance. « Il faut veiller à ce que la réindustrialisation se fasse dans le respect de l’environnement », estime Pierre Barnabé. « Nous travaillons activement à gérer efficacement les ressources et à maximiser l’efficacité énergétique de nos installations et de nos solutions. La réindustrialisation de la France ne sera réussie que si elle permet à notre pays de devenir une puissance économique exemplaire sur le plan environnemental », conclut-il.
Le gouvernement continue sa politique de soutien à destination des entreprises impactées par la crise du Covid-19. Dans le cadre de la loi du 31 mai 2021, un dispositif de redressement judiciaire simplifié sous forme de procédure collective vient d’être crée pour accompagner les PME en cessation de paiements.
Par Franck Boccara
Grâce à cette mesure, les entreprises en état de cessation de paiements auront droit à une « procédure de traitement de sortie de crise » qui leur permettra de bénéficier d’un plan d’apurement du passif à l’issue d’une brève période d’observation.
A l’instar du redressement judiciaire, cette nouvelle mesure a été mise en place afin de permettre aux PME qui connaissent des difficultés de remboursement de leurs dettes de présenter, sous l’égide du Tribunal, un plan d’apurement du passif.
Accompagnée par un spécialiste des procédures collectives, la PME en question pourra, après une courte période d’observation de 3 mois maximum, prétendre à un étalement de son passif sur une durée pouvant atteindre 10 ans. Ainsi, ce redressement judiciaire simplifié permet au dirigeant de ne pas s’exposer au dépôt d’une offre de reprise par un tiers.
La PME, à la condition qu’elle ait une comptabilité fiable et à jour, pourra inclure l’ensemble de ses dettes (fiscales, sociales, bancaires, fournisseurs) dans son plan d’apurement. Cette solution va ainsi lui permettre de mettre en place un plan de remboursement précisément adaptés à ces besoins.
La loi prévoit le remboursement de 8 % du passif au minimum dans les trois années suivant la procédure et les créanciers se verront donc proposer plusieurs modèles de remboursement du passif. Le plan va permettre d’étaler le paiement du passif sur un maximum de 10 ans, mais également d’opter pour d’autres possibilités comme par exemple l’abandon partiel de créances ou la conversion de créances en capital.
Cette procédure simplifiée et souple semble pouvoir convenir aux entreprises qui recherchent une solution maîtrisée à leurs difficultés mais il n’est pas certain que les dirigeants fortement endettés par la crise sanitaire opteront pour ce dispositif qui remet en question le mode traditionnel de gestion de passifs.
Les notes de frais sont généralement une tâche particulièrement chronophage pour les entreprises. En plus du temps passé par les salariés pour les créer, il faut ajouter, du côté de l’entreprise, le temps de validation interne, le processus de contrôle, puis celui de remboursement, avant que tout puisse être archivé correctement.
Si l’on ne peut pas éviter les notes de frais, on peut toutefois limiter leur impact sur la structure organisationnelle et éviter les pertes trop importantes de productivité. Dans cet objectif, la modernisation des entreprises et des process passe inévitablement par la digitalisation des notes des frais.
La dématérialisation des notes de frais pour gagner en simplicité et en efficacité
Un sondage réalisé par SAP Concur en 2019 a confirmé ce que beaucoup d’entreprises pressentaient depuis longtemps : les notes de frais prennent du temps et de l’énergie et, en moyenne, chaque salarié passe 30 minutes par mois pour gérer une note de frais. Avec leur dématérialisation, il suffit au salarié de photographier le reçu papier avec son smartphone pour enclencher un processus de traitement automatisé. Cette copie digitale ayant valeur probante, elle rend obsolète, la conservation des reçus papier. Il n’y plus de tableaux Excel à remplir à la main, plus de reçus à conserver, à agrafer et à transmettre. Le salarié gagne en temps, en sérénité et en productivité.
Pour les entreprises, la dématérialisation facilite également les choses : moins de gestion papier, aucun risque de perte d’informations, temps de traitement diminué (saisie, vérification, transmission, suivi) et plus besoin d’espace de stockage ou de manipuler les archives poussiéreuses. Au final, un vrai gain de temps, de place et d’argent. L’information circule de manière fluide. Le digital optimise l’efficacité du traitement des opérations de A à Z.
Reprendre la main et faire la lumière sur les coûts cachés
En cette période d’incertitude économique, les entreprises sont plus que jamais attentives à leurs dépenses. Toutes cherchent à améliorer leur efficacité et leur trésorerie. À ce titre, la gestion des notes de frais constitue un important levier de performance.
Pour maîtriser les dépenses, les entreprises se concentrent essentiellement sur les coûts directs, en nouant des partenariats avec des voyagistes, des loueurs de voitures, des chaînes d’hôtels, etc. et imposent aux collaborateurs d’émettre une demande de déplacement préalable. C’est, certes, un premier pas vers un meilleur contrôle mais la démarche reste insuffisante. Par ailleurs, ces partenariats, s’ils assurent la réservation et le règlement direct des vols et des hôtels, ne règlent pas le problème des coûts cachés, c’est-à-dire des dépenses réalisées durant le déplacement des collaborateurs et qui feront l’objet de demandes de remboursement. Ces frais – repas payants à bord d’un avion, surclassement de dernière minute, bagages supplémentaires – présentent souvent des anomalies : justificatifs non conformes à la législation, dépense non autorisée par la politique de l’entreprise… En passant au numérique, l’entreprise garde en permanence le contrôle de ses dépenses tout en réduisant drastiquement les risques de fraude.
À l’image d’autres outils digitaux comme le CRM, les solutions de gestion automatique des notes de frais participent à la transformation globale de l’entreprise. La dématérialisation de ce processus est la première brique de la transformation digitale de l’entreprise.
A propos de SAP Concur
SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.
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