Les enjeux de la gestion digitalisée des notes de frais

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Il est difficile, voire impossible, d’échapper aux notes de frais en entreprise. La question qui compte est alors de savoir ce qu’il est possible de faire pour transformer ce qui peut ressembler à un fardeau en levier de performance. Car oui, les notes de frais prennent du temps et peuvent coûter très cher. C’est du temps productif perdu pour les salariés, que ce soit les collaborateurs en déplacement ou les personnes en charge du traitement des notes de frais. Sans compter le manque de visibilité financière pour la direction de l’entreprise. La gestion digitalisée des notes de frais présente de nombreux avantages et est donc indispensable pour être plus efficace, mais aussi plus agile, plus numérique et plus réactif.

Limiter les erreurs humaines et faciliter la vie des salariés et des managers

À partir du moment où l’on manipule des données, il existe un risque d’erreur. Si des standards et des normes ont été créés pour limiter ces erreurs, la meilleure solution reste l’automatisation. Pour un humain, il est facile de confondre deux cellules sur Excel pour faire un copier-coller. Ou d’oublier une virgule, faire une erreur dans une formule… Et les conséquences peuvent être catastrophiques, que ce soit en matière de conformité financière et fiscale ou pour des raisons organisationnelles. La gestion digitalisée des notes de frais permet au logiciel de gestion des frais professionnels de détecter les montants et d’en assurer le suivi tout au long de la chaîne de validation et de remboursement.

Du côté des salariés en déplacement, lors d’une dépense professionnelle, il faut penser à demander le reçu, à noter le nom des clients dans le cas d’un déjeuner d’affaires, puis à le garder précieusement. Quelques jours ou quelques semaines plus tard, il faut ressortir les reçus, et les joindre à un processus interne qui peut exiger de compléter un document Excel ou PDF, à l’imprimer puis à l’envoyer par courrier interne au service concerné. C’est donc long et compliqué à faire. Avec la gestion digitalisée des notes de frais, tout se fait en temps réel.

Pour les managers, valider une note de frais prend du temps et requiert des efforts. Avec l’automatisation, ils reçoivent une notification pour les valider depuis une application. Toute l’information est centralisée au même endroit.

Une vue à 360° de l’ensemble des dépenses et l’optimisation des ressources comptables et financières

Le premier chantier auquel doit s’atteler l’entreprise consiste à obtenir une visibilité très fine des dépenses engagées par les collaborateurs afin de vérifier leur conformité interne. Ce niveau de détail est très difficile à obtenir avec un traitement manuel car il impose de scruter une à une toutes les lignes de dépenses. Avec une solution digitale la précision des informations recueillies est maximale et offre à la direction financière le niveau de connaissance indispensable au contrôle et au pilotage des dépenses pour éviter la fraude (20 % des employés arrondissent à la hausse leurs notes de frais), supprimer les doublons et limiter les erreurs.

Dans une plateforme centralisée, le comptable suit la vie de la note de frais depuis son émission et peut piloter plus finement la gestion de la trésorerie pour anticiper les remboursements. Tout le monde gagne à passer au numérique : le collaborateur dispensé des tâches administratives, et l’entreprise qui garde en permanence le contrôle de ses dépenses tout en réduisant drastiquement les risques de fraude. Les coûts cachés ? Supprimés !

A propos de SAP Concur

SAP® Concur® est la référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels. Elle est animée par une volonté constante de simplifier et d’automatiser ces processus quotidiens. Son application mobile, largement plébiscitée, guide les employés dans tous leurs déplacements, les dépenses sont intégrées directement dans les notes de frais et l’approbation de celles-ci est automatisée. En intégrant des données en temps quasi réel et en utilisant l’IA pour vérifier 100 % des transactions, les entreprises peuvent voir exactement ce qu’elles dépensent sans se soucier de potentielles zones d’ombres dans leur budget. Les solutions SAP Concur éliminent les tâches fastidieuses d’hier, facilitent le travail d’aujourd’hui et aident les entreprises à fonctionner au mieux de leurs capacités chaque jour. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site concur.fr ou sur le blog SAP Concur.

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